笔记

如何写好一封工作邮件

邮件不是最好的沟通方式,却是工作中不可缺少的方式。在工作中经常看见各种各样的邮件,有些邮件一目了然,有些邮件看着痛苦万分,写好了可以清楚表达问题,给人留给一个深刻的印象,写不好让人无比的烦躁...所以如何写好一封工作邮件呢?

电子邮件通信不是我的最爱,但由于无法避免,因此我尝试以一种使我和收件人都更容易的方式撰写邮件:

邮件要清楚表达下面四个意图:

  • 沟通的对象
  • 什么问题
  • 怎么做
  • 避免误会省时间

用粗体/下划线字体强调文本


强调消息的适当部分,尤其是较长的消息时,您可以帮助读者快速了解电子邮件的含义,并在将来的某个时刻重新阅读邮件后轻松找到重要的内容

使用特定日期代替yesterdaytomorrow等等


您发送电子邮件的那一刻不是收件人将阅读它的那一刻。避免使用只有时间副词/名词yesterdaytodaytomorrowtwo hours ago等,但也包括具体的日期/时间,否则他们可能会被误解或收件人要求,检查电子邮件的发送日期/时间来计算的实际时间。

使用链接作为参考


当您引用最终需要收件人在其他平台中进行搜索的内容时,请使用可书签链接。

这有两个好处:

  • 省时间
  • 消除模棱两可的引用

避免大段的文字


长消息通常不是很有效,并且部分消息很容易被忽略。

当我不得不撰写这样的消息时,我尝试将文本分类为上下文部分,然后使用标题和段落来构造它们,使读者可以一目了然地导航到它们。

例子

之前

亲爱的团队,
 上周,我们在生产环境中遇到了日志问题。我说的是Redmine问题#453。我们注意到,日志等等消息的大量增加导致延迟响应,因为等等等等。在某个时候服务器的磁盘用完了,一切都崩溃了等等。管理员备份了日志并将其从服务器中删除,等等。我们开始调查立即发生的事情,并且在两天后,我们也设法在登台环境中重现该错误。问题是外部库的使用有一个错误等等。我们删除了该库,并且该错误在登台环境中不再可复制。我们昨天发布了此修复程序,一切似乎都恢复了正常。
 感谢您的时间。

之后

亲爱的团队,
上周,我们在生产环境中遇到了日志问题。我们注意到日志消息blabla的数量急剧增加。
后果 这种增加导致响应延迟,因为等等等等。在某个时候服务器的磁盘用完了,一切都崩溃了等等。
问题原因 我们开始调查立即发生的事情,并且在两天后,我们也设法在登台环境中重现该错误。 问题是外部库的使用有一个错误等等。越野车库等等等等。
所采取的行动
1.管理员备份了日志并将其从服务器中删除,等等。 2.我们删除了该库,并且该错误在登台环境中不再可复制。 3.我们 2019年6月26日发布了此修复程序。 4.我们还添加了一些脚本,这些脚本将在这种情况开始出现时及时通知我们
当前状态
服务器已启动并正在运行,一切似乎恢复正常。

感谢您的时间 !

具体说明您向谁提出的要求


我会尽量具体一些,并在可能的情况下提供详细信息,并在有多个收件人的情况下使用显式引用每个收件人@

最后向大家表示感谢

别人付出时间来看你的邮件或者帮你处理问题,都值得你表示感谢。

回复

  1. Hoe Hoe
    Chrome 83

    没写过工作邮箱🙄

    1. LUYMM LUYMM
      QQ 10 10

      哈哈

This is just a placeholder img.